Business Intelligence in lijn met de bedrijfsstrategie

PARAMARIBO – Tijdens de Ondernemersavond in het KKF van dinsdag 24 september 2013 werd door Ike Riedewald, directeur van Simple IT Solutions, een lezing gehouden met als titel Business Intelligence in lijn met de bedrijfsstrategie. Business Intelligence is interessant voor bedrijven met 30 werknemers en groter. Voor kleinere organisaties zijn de kosten te hoog of ontbreekt de complexiteit en omvang van activiteiten die het gebruik van BI gewenst of zelfs noodzakelijk maken. Ike adviseert nadrukkelijk om het ontwikkelingsproces te starten zonder IT. Eerst strategie, dan technologie. Nadat de informatiebehoefte is vastgesteld wordt IT ingezet om de vereiste data op te halen uit de betreffende bronsystemen en de juiste informatie hieruit te destilleren. Dit alles met een Business Intelligence Competence Center BICC als projectteam.

In een poging om het begrip Business Intelligence (BI)  laagdrempelig te presenteren stelde Ike bij het begin van de lezing voor om naar BI te kijken als een concept dat als zodanig in een organisatie geïmplementeerd kan worden. In bedrijven met een grote of grotere omvang zijn in de meeste gevallen verschillende lagen management aanwezig, middel- en hoger management, executives. En iedere laag heeft een andere informatiebehoefte. Is een operationeel manager geïnteresseerd in informatie over het wel of niet halen van de Key Performance Indicator (KPI), hoger management wil informatie op het niveau van Kritieke Succes Factoren om te weten of de strategie van de organisatie succesvol wordt uitgevoerd. Executives krijgen informatie op een hoger abstractie niveau aangereikt.

Met andere woorden, in de grotere bedrijven is vaak sprake van een grote verscheidenheid aan informatiebehoeften. BI dient vooral ter ondersteuning van het besluitvormingsproces. Dit stelt natuurlijk eisen aan de te verstrekken informatie. Deze moet o.a. gebaseerd zijn op feiten en moet meetbaar zijn.

Het concept Business Intelligence dat voor een bedrijf ontwikkeld wordt, levert succesvolle informatie op als het in lijn met de bedrijfsstrategie is ontwikkeld. Om de juiste gegevens uit de juiste bron systemen te halen moet(en):

1. Gewerkt worden met duidelijke definities

2. De Kritieke Succes Factoren bepaald zijn

3. Uit de Missie en Visie van de organisatie kan afgeleid worden welke data uit de systemen getrokken moeten worden

Een veel voorkomende misvatting is dat de inrichting van een data warehouse de eerste stap zou zijn van de ontwikkeling van BI. Een data warehouse is een speciale database gevuld met een gigantische hoeveelheid aan elektronische data die bedoeld is voor de ondersteuning van de besluitvorming. De data in deze bijzondere database zijn zodanig opgeslagen, dat de verwerking efficiënt kan gebeuren. Operationele systemen verzamelen data en brengen deze over naar een centraal datawarehouse.

Hiermee beginnen is niet de eerste stap. De eerste stap is het bepalen van de informatiebehoefte van het management en eventuele stakeholders. Dus eerst strategie, dan technologie.

Datawarehousing is wel het duurste onderdeel van Business Intelligence. Datawarehousing overslaan kan interessant zijn vanwege de reductie van de kosten.

Het alternatief voor Datawarehousing is het rechtstreeks halen van gegevens uit de bronsystemen. Dat kan door één van de vele programma’s te gebruiken die op de markt zijn verschenen. Genoemd werden o.a. QlickView versus Cognos. Deze standaard tools moeten altijd op maat gemaakt worden.

Voorbeelden van de meest gemaakte fouten zijn:

–      BI inrichten zonder bedrijfsstrategie

–      De bouw van Data Warehouse zonder delivery requirements (leveringseisen)

–      Een verkeerde selectie en keuze van een BI tool

–      Technology push en geen business pull

Hoe kan BI nuttig zijn voor een bedrijf? Ike gaf het voorbeeld van een verzekeringsmaatschappij. Bij het analyseren van de gegevens bleek dat 30.000 polissen binnen een paar maanden zouden aflopen. Hiermee was een groot bedrag gemoeid dat de verzekeringsmaatschappij zou mislopen als het geen actie ging ondernemen richting deze klanten. Zonder BI zouden deze polissen buiten beeld zijn gebleven en afgelopen.